Quante volte abbiamo ascoltato queste domande?
Quante volte abbiamo condiviso considerazioni, idee, approcci, soluzioni?
Quante volte abbiamo riscoperto che monitorare un processo aziendale non è semplice senza il supporto di una disciplina e di una soluzione?
I processi aziendali hanno l’obiettivo primario di fornire le linee guida per gestire nel modo più razionale ed efficiente le attività e vengono sempre disegnati con il compito di dettare procedure operative pensate per assicurare le migliori performance.
Quel disegno iniziale, dal carattere quasi religioso al momento del suo concepimento, non viene sempre rispettato, per differenti motivi:
- presenza di eccezioni per casi specifici (ad esempio grandi clienti o nuove società introdotte con successivi roll out)
- comparsa di criticità non previste ed inattese
- rework per errata elaborazione del processo
- obsolescenza del processo inizialmente disegnato e sua contaminazione con stratificazioni di workaround pensati per far fronte a nuove esigenze che sono nate nel tempo
- mancanza di adeguato know how sorto con l’inserimento di nuovi attori/interlocutori
- evoluzioni organizzative che sono avvenute nel tempo (ad esempio inserimento di nuove società produttive nel gruppo)
- Le cause possono essere molteplici e spesso assolutamente giustificabili. Ma questo non risolve il disappunto di un processo che ha perso di efficienza ed efficacia nel corso del tempo, senza che vi fosse la possibilità di misurare frequentemente il peggioramento delle sue performance, al punto da non riuscire spesso a dare risposte sul valore di queste performance.
La governance dei processi aziendali andrebbe altresì sempre tutelata e pertanto la necessità di comprendere quale sia l’effettiva distanza tra i processi implementati ed il modello teorico inizialmente disegnato rappresenta un’esigenza significativa alla quale occorre dare una costante risposta.
Il Process Mining è una disciplina che nasce proprio per dare queste risposte; il suo approccio innovativo consente di mostrare come i processi sono realmente avvenuti, partendo dall’analisi dei dati registrati nei sistemi transazionali. Tali dati sono costituiti dagli “event log” (che mantengono traccia delle informazioni di ID del documento, attività e timestamp), trasformati in visualizzazioni grafiche capaci di fornire informazioni sintetiche ed immediate sul modo in cui il processo si è svolto. A titolo di esempio:
- quante varianti del processo si sono generate
- qual è la percentuale di copertura di ognuna di esse
- quali sono i tempi medi di attraversamento e le performance rilevate
- quale è il livello di compliance del processo teorico .
Il Process Mining è quindi il ponte tra l’analisi classica dei processi (Process Management) ed il reporting analitico (Business Intelligence & Data Mining) e fornisce una vista oggettiva e certificata della realtà, mettendo a disposizione informazioni che diventano utilizzabili da più funzioni aziendali e si trasformano in un asset aziendale.
Rappresenta a tutti gli effetti l’evoluzione dell’analisi classica dei processi (nota come Process Modeling), con cambiamenti significativi sulle modalità con cui tale analisi può essere eseguita.
