Le riconciliazioni bancarie ricoprono un ruolo di rilevante importanza all’interno della gestione della tesoreria. Molto spesso, nelle piccole e medie imprese, la gestione di questo processo viene data in capo al tesoriere, il quale ha il compito di provvedere a verificare periodicamente gli estratti conto, i movimenti tra le diverse banche e procedere all’eventuale chiusura di alcune partite. Tuttavia, la verifica della corrispondenza, se svolta manualmente, obbliga i soggetti coinvolti a svolgere un’attività per lo più ripetitiva e a elevato rischio di errore umano.
Per questo motivo, risulta sempre più necessario e indispensabile automatizzare ogni singolo passaggio di questo processo, con il fine di ridurre le tempistiche e rimuovere tutti i potenziali errori.
Cosa sono le riconciliazioni bancarie
La riconciliazione bancaria consiste nel confrontare i libri contabili dell’azienda con i movimenti registrati all’interno degli estratti conto della banca. Ciò permette di apportare eventuali correzioni o adeguamenti nel caso in cui siano verificate discrepanze. L’obiettivo, infatti, è quello di far coincidere i dati nei libri contabili con quanto segnato all’interno dell’estratto conto.
Seppur non si tratti di un processo obbligatorio, la riconciliazione bancaria mette a disposizione dell’azienda dati certi e corretti, così da poter attuare politiche di risparmio e ottimizzazione per ogni singolo processo. Nel dettaglio, la riconciliazione bancaria, se implementata correttamente, porta con sé diversi vantaggi. Oltre a un maggior controllo sulle risorse economiche aziendali, in caso di audit, è possibile disporre di dati aggiornati utili a favorire anche il processo decisionale.
La gestione delle riconciliazioni bancarie
L’importanza di utilizzare sistemi per la gestione delle riconciliazioni bancarie consente di avere una connettività bancaria costante, attraverso cui poter monitorare ogni singolo movimento, incluse le commissioni da registrare a livello di conto economico.
Per utilizzare gli strumenti di riconciliazione bancaria, è necessario considerare i processi relativi sia ai pagamenti disposti che gli incassi.
Nel primo caso, il processo parte direttamente dall’aziende ed è registrato all’interno del conto transitorio. Non appena il sistema riceverà l’estratto conto, procederà con l’analisi e l’eventuale riconciliazione.
Nel caso degli incassi, invece, la gestione automatizzata permette di semplificare l’elevata complessità. Ad esempio, nel caso dei bonifici, l’ERP riesce a leggere le singole causali dei pagamenti e svolgere la relativa riconciliazione. Questo processo automatizzato semplifica una gestione manuale, soprattutto quando si inviano molteplici fatture verso i propri clienti.
Come automatizzare le riconciliazioni bancarie
Ma come è possibile automatizzare le riconciliazioni bancarie? Questo processo deve partire da un’analisi delle movimentazioni bancarie dell’organizzazione. Sulla base di esse vengono definite regole per gestire automaticamente le singole riconciliazioni. Terminata la fase di test e dopo aver effettuato la certificazione di ogni singolo processo, da parte del cliente, il sistema è messo in produzione.
A livello di tecniche di automazione che è possibile adottare, vi è la Robot Process Automation (RPA), un sistema a cui è possibile affidare alcuni processi, come il riconoscimento dei dati e il pagamento verso terzi. In quest’ultimo caso, è proprio compito del Robot procedere alla lettura dei file di pagamento, accedere all’interno della piattaforma di home banking e attivare la disposizione di pagamento. Così facendo, sia la ricezione che l’invio dei pagamenti risulteranno totalmente automatizzati, attraverso l’integrazione tra piattaforma ERP e banking.
Benefici tangibili nella gestione finanziaria dell’azienda
Pertanto, se l’azienda riesce ad automatizzare le riconciliazioni bancarie, il risultato primario è il raggiungimento di una posizione finanziaria immediata. Ciò si tramuta in una visualizzazione in tempo reale dei pagamenti e della posizione di cassa quotidiana. In aggiunta alla tematica di visibilità, l’automazione libera le risorse amministrative potendole così coinvolgere in attività a maggior valore aggiunto.
L’automazione delle riconciliazioni bancarie, se realizzata in modo corretto e coerente, porta vantaggi anche a livello di auditing. Infatti, i revisori potranno accedere anche alle partite aperte e monitorare tutte le singole riconciliazioni. In questo modo, l’automazione permette di rimuovere tutti i potenziali problemi anche a livello di certificazione di bilancio.
