Come ridurre i costi SAP nei progetti e nella gestione dei sistemi

Ridurre i costi SAP nello sviluppo dei nuovi progetti e nella gestione ordinaria dei sistemi, oggi come oggi vuol dire essenzialmente ricorrere a soluzioni di cloud privato, pubblico, ibrido e/o multicloud.

Le ragioni alla base di questo assunto sono molto semplici, e riguardano temi all'ordine del giorno per i CIO e i CTO di qualsiasi azienda, piccola o grande che sia e a prescindere dal settore di attività: i server fisici – anche quelli utilizzati per ottimizzare gli ambienti attraverso la virtualizzazione – sono per definizione un asset oneroso in quanto costituiscono un’immobilizzazione soggetta a rapida obsolescenza.

Cosa rende antieconomica la gestione tradizionale dei sistemi SAP

Al netto di guasti che potrebbero richiedere interventi di sostituzione delle parti (con possibili fermi prolungati nel tempo), gli addetti ai lavori sanno bene che non tutti i sistemi sono utilizzati 24 ore su 24, sette giorni su sette, per sostenere le attività produttive.

Basti pensare, per fare un tipico esempio delle funzioni di SAP che possono drenare risorse in modo discontinuo, ai sistemi per l'elaborazione dei cedolini e delle buste paga, che di solito lavorano una volta al mese, mettendo sotto stress l'architettura per 3-4 giorni su trenta per poi tornare praticamente inutilizzati. D'altra parte, i sistemi di sviluppo e quality hanno la necessità di girare soltanto in determinati orari.

Uscendo dall'ordinaria amministrazione, anche durante le diverse fasi dell'implementazione di un nuovo progetto, nella stragrande maggioranza dei casi non è necessario avere tutti i sistemi disponibili in tempo reale, e comunque molti programmi risultano tutt'altro che indispensabili per l’intera durata del progetto stesso. È dunque la scarsa efficienza nell'utilizzo degli asset a rendere, in molti casi, antieconomica la gestione tradizionale dei sistemi SAP.

Perché non conviene più mantenere l'hardware in azienda

Ridurre i costi superflui di SAP e trovare la formula giusta che consenta di identificare i modelli di utilizzo più corretti significa imparare ad automatizzare i processi, semplificando le operazioni di accensione e spegnimento. Gli ambienti SAP seguono spesso un profilo di utilizzo periodico e ripetitivo ed è quindi possibile programmare ambienti scalabili per soddisfare i picchi di utilizzo, a partire per esempio dall'aumento del numero di application server per soddisfare maggior richiesta di batch notturni.

Delineare una strategia accurata in questo senso può portare a dimezzare i costi vivi legati al funzionamento dell'infrastruttura, realizzando, attraverso un continuo rinnovamento dell'hardware, scenari di alta affidabilità e disaster recovery con una spesa relativamente abbordabile.

Il punto è che, data la pervasività dell'offerta di servizi cloud (e soprattutto i prezzi sempre più accessibili), portare un nuovo hardware in azienda oggi è una scelta letteralmente anacronistica. Certo, non sfugge il fatto che molti imprenditori vogliono ancora provare la rassicurante sensazione che dà l’avere le macchine in sede. Ma all'atto pratico – e soprattutto a bilancio – mantenere i server di un CED, anche nel caso in cui questi siano noleggiati, implica una serie di impegni economici non più giustificabili alla luce dell'opportunità di accedere all'elasticità, alla semplicità e alla sicurezza dei managed services del cloud.

I vantaggi che offre il Cloud nella riduzione dei costi SAP

Tipicamente, il primo passaggio per ridurre i costi SAP è quello che porta l'azienda a scegliere il cloud privato. I contratti messi a disposizione dai provider mettono nero su bianco il rapporto tra costi fissi, costi variabili e livelli di servizio. In questo modo, è possibile ottenere un parco macchine sempre aggiornato, eliminando alla radice i problemi di spazio, manutenzione e sicurezza e lasciando a CIO e CTO un'unica preoccupazione: quella di fruire, durante la gestione dei progetti, delle risorse IT nel modo più efficiente ed economico possibile. Non solo in ambito produttivo, ma anche quando si parla di attività di test, fondamentali proprio per ottimizzare i flussi di lavoro e sperimentare nuovi approcci all'utilizzo dei sistemi, anche in funzione delle richieste che arrivano dal business.

Risulta evidente che il risparmio non si limita all'azzeramento dei costi di acquisto (o noleggio) delle macchine e a quelli legati alle attività di manutenzione e upgrade: il vantaggio di poter accendere praticamente in tempo reale un data center in cloud sta innanzitutto nella possibilità di abbattere i tempi – parliamo di settimane o addirittura mesi – che con un approccio tradizionale e strutture on premise sono necessari ad acquisire materialmente l'hardware.

In secondo luogo, grazie alle pre-configurazioni offerte da SAP negli ambienti Cloud, si riducono sensibilmente anche le tempistiche per l'allestimento delle macchine virtuali che, una volta terminato il lavoro assegnato, possono essere spente o addirittura “smantellate” con un semplice click del mouse.

Si tratta naturalmente di un approccio che ha bisogno di un continuo affinamento, e di competenze che esulano dal modo tradizionale di gestire l'IT aziendale. Ecco perché, per imparare a massimizzare col tempo l'efficienza, e quindi il risparmio, è sempre raccomandabile farsi affiancare nel proprio Cloud journey da partner esperti.