Molti CTO si chiedono come fare per ridurre il fermo produzione di SAP attraverso il System Management, avendo in testa l'idea che prevenire gli incidenti voglia dire saperli prevedere. Non è così.
La prevenzione è essenzialmente la capacità di cogliere i messaggi che il sistema invia continuamente, analizzarli in modo sistematico per comprenderne il comportamento e intraprendere azioni opportune per mitigare gli eventi che possano alterarne i risultati attesi.
Bisogna in altre parole imparare a leggere determinati segnali e adottare un approccio proattivo al rischio, senza quindi aspettare che le condizioni sfavorevoli si avvicinino troppo alla soglia, oltre la quale i fermi produzione diventano eventi probabili.
Non esiste una ricetta univoca per la prevenzione del fermo produzione
Fatta questa premessa, è meglio precisare che pur facendo leva su discipline strutturate come quelle del System Management, l'attività di prevenzione non può essere ricondotta a una ricetta univoca: ogni settore, ogni azienda, ogni business unit ha caratteristiche peculiari, ed è in funzione delle reali esigenze dell'organizzazione e degli effettivi carichi di lavoro sopportati dal sistema che il CTO deve agire.
In generale, è possibile affermare che la metodologia per affrontare con sufficiente confidenza le operazioni di check-up si fonda sulla conoscenza della configurazione del sistema, sulle best practice dettate, verticale per verticale, da SAP e, naturalmente, sui KPI dell'architettura.
C'è un ulteriore elemento che, specialmente nell'ottica di definire un metodo su misura, può fare la differenza tra un’anamnesi veritiera e una diagnosi errata: la scelta di fare affidamento su partner specializzati in grado di aiutare la divisione IT a identificare le metriche di monitoraggio corrette.
Come e quando cercare di ridurre il fermo produzione SAP
Le casistiche possono essere, come detto, estremamente diverse.
Ci sono aziende che sperimentano particolari criticità relative all'esecuzione dei batch in automatico nelle ore notturne: se i job non girano entro un determinato orario, rischiano di bloccare la catena di delivery dei prodotti. Non si tratta di teoria o di sofisticatezze di natura tecnica, bensì di problemi che se non vengono evitati facendo leva sulla prevenzione, saranno rilevati solo nel momento in cui si è già verificata una ricaduta sul business.
Quante volte è capitato, per esempio, nell'ambito dei servizi logistici, di dover gestire l'ingorgo causato da camion fermi in attesa delle bolle di accompagnamento che il sistema non riusciva a emettere? In questi casi, si dovrebbero focalizzare gli sforzi sul monitoraggio di determinate ore di attività del sistema esercitando un controllo non massivo, ma concentrato sui job chiave, realmente importanti per il business. In questo modo diventa possibile individuare i prodromi che potrebbero dare origine a un problema e, prendendo le dovute contromisure, anticiparlo e prevenirlo.
Un'altra problematica molto comune, ma di natura completamente diversa, riguarda il momento in cui gli operatori del back-office inseriscono manualmente a sistema una fattura. Questa deve essere registrata in pochi secondi o il processo perde di efficacia. In questo caso non ha alcun senso andare a monitorare i job: molto meglio effettuare un controllo mirato sulle prestazioni del sistema, e in particolare sui tempi di risposta che offre all'utente.
Si potrebbero citare numerosi altri esempi, ma il concetto dovrebbe ormai essere chiaro: ogni azienda fa letteralmente storia a sé.
Il ruolo dei partner specializzati nel prevenire il fermo produzione
I vantaggi sono i medesimi per qualsiasi tipologia di impresa: oltre a limitare potenziali perdite di fatturato derivate da disservizi imprevisti, riuscire a ridurre i fermi del sistema SAP vuol dire diminuire i trouble ticket e consentire a tutti – utenti finali e amministratori di sistema – di lavorare meglio, concentrandosi sui propri task e non sui problemi da risolvere.
Sembra un'ovvietà, ma purtroppo in molte organizzazioni vige ancora un approccio reattivo, e si prende l'iniziativa solo quando la criticità si è manifestata, tipicamente attraverso un disservizio. Bisogna invece entrare nell'ottica che alcune attività di routine legate al monitoraggio e al controllo, pur apparendo meno essenziali di quelle necessarie a gestire i processi core, sono vitali per qualsiasi azienda che abbia adottato un sistema SAP, e che migliorano sensibilmente la qualità della vita e del lavoro all'interno dell'organizzazione.
Proprio perché si tratta di un cambiamento – metodologico e culturale – profondo, ricorrere a un partner specializzato nella gestione dei sistemi SAP può voler dire intraprendere questo percorso di trasformazione con una marcia in più. Non solo potendo contare su competenze e best practice che consentiranno di osservare e valutare le attività da una prospettiva completamente nuova. Ma anche potendo fare affidamento su conoscenze ed esperienze che si riveleranno estremamente utili nel momento in cui si renda necessaria la rapida risoluzione di un problema che non si è riusciti a evitare nemmeno con un'attenta attività di monitoraggio.
