Perchè usare il Process Mining

Il process mining è una disciplina che consente di ricostruire il modo in cui i processi sono realmente avvenuti, partendo dalle informazioni che sono contenute nei log transazionali (Che cosa è il Process Mining).
In che modo può essere di aiuto?

La possibilità di poter agevolmente analizzare i processi implementati apre la strada a diversi campi di applicazione:

Efficienza del processo reale: la prima informazione che viene fornita è il numero di varianti con cui il processo avviene ed il relativo grado di copertura. Questo dato è particolarmente importante perché consente di comprendere quante varianti coprano (in termini percentuali) la maggior parte dei casi reali. Una buona percentuale (70%-80%) dovrebbe essere garantita da un basso numero di varianti e se questo non dovesse avvenire sarebbe l’evidenza che il processo non è articolato nella realtà in modo strutturato e che è possibile intervenire per migliorarne l’efficienza

Compliance rispetto al processo teorico e livello qualitativo: per ogni processo esiste un percorso ideale (happy path) comprensivo delle possibili varianti ammesse. Le varianti che si generano nella realtà possono essere o meno in linea con l’happy path, determinando in tal modo un livello di compliance del processo stesso (numeri di casi compliant vs totale dei casi).

Tale dato rappresenta un indicatore importante per comprendere il livello qualitativo del processo implementato e soprattutto è la porta di ingresso per analizzare le casistiche che non rispettano la compliance (root cause analysis), al fine di valutare se si tratti di eccezioni comprensibili (white list) o se vadano eliminate

Opportunità di automazione: un’indicazione importante che viene sempre fornita è costituita dai tempi medi di attraversamento sia dell’intero processo, che nei passaggi da un’attività all’altra. In tal modo è possibile evidenziare i “colli di bottiglia” e valutare potenziali possibilità di automazione di alcune fasi del processo Ipsum è un testo segnaposto utilizzato nel settore della tipografia e della stampa.

Interventi di ottimizzazione: Il reale valore aggiunto del process mining è costituito dalla possibilità di usufruire di indicatori a KPI con la possibilità di poterli contestualizzare nell’ambito di un determinato processo e/o di una sua variante. Tutto questo significa accedere a misure quantitative (ad esempio il valore della spesa sostenuta) arricchite da dati qualitativi sul processo stesso (per quali varianti tale spesa è stata maggiore e se tali varianti sono tra quelle attese in termini di compliance).

Necessità di armonizzazione: Possibilità di confrontare diverse entità (società, fornitori/clienti, aree geografiche, etc.) con analisi di benchmarking per comprendere quali sia il livello di uniformità tra loro. Questa informazione può essere particolarmente utile in tutti quei casi in cui il processo sia particolarmente “datato” o ancora in quei contesti in cui ci siano stati numerosi roll out o acquisizioni. La mancanza di armonizzazione è infatti un importante segnale che evidenzia opportunità di ridurre i costi di gestione del processo stesso.

Analisi di audit: La presenza di informazioni dettagliate sul modo in cui il processo è avvenuto apre la strada ad analisi di possibili violazioni, sia in termini di segregation of duty (ad esempio ordine di acquisto e fattura passiva registrate dalla medesima persona), che di potenziali frodi (ad esempio presenza di doppi pagamenti).

In conclusione, il Process Mining porta differenti benefici, agevolando la verifica delle performance del processo, rilevandone inefficienze, disallineamenti e livello di compliance e fornendo una chiara lettura delle violazioni significative e delle cause scatenanti. Se correttamente utilizzato permette di beneficiare di un percorso iterativo di miglioramento continuo.