Il Process Mining potenzia le analisi dell’Internal Audit: la storia di successo di Cementir per i processi Procure-to-Pay e Accounts Payable

Il Process Mining, una disciplina che sfrutta i dati per analizzare i processi, sta portando grandi cambiamenti e benefici in molti settori.

Basato sull'analisi dei dati di log provenienti dai sistemi informativi aziendali, il Process Mining consente alle aziende di accedere a un'ampia gamma di dati, anche eterogenei, e permette di ricostruire i pattern che caratterizzano il processo, attraverso funzionalità di machine learning. 

Con un'analisi approfondita dei processi aziendali nella loro reale esecuzione quotidiana, questo modello consente infatti di mappare e identificare eventuali scostamenti rispetto ai processi standard, superando i limiti di un approccio tradizionale di analisi del processo.

Nel 2020 il team di Internal audit di Cementir ha dato il via ad un importante iniziativa finalizzata al tracciamento, all'analisi e alla revisione dei principali processi aziendali.

Per semplificare le attività, garantire una mappatura oggettiva, analizzare in modo dettagliato i risultati e le raccomandazioni successive, lavorare con l'obiettivo di generare un miglioramento continuo, il team Audit ha quindi deciso di adottare un approccio innovativo basato su Celonis® EMS, la soluzione di Process Mining leader di mercato (fonti Gartner ed Everest)

BGP ha supportato il team di audit di Cementir nell'implementazione di Celonis EMS condividendo la programmazione di una roadmap di medio/lungo periodo.

La collaborazione si è inizialmente concentrata su due processi principali - Procure-to-pay  (P2P) e Accounts Payable (AP) - e il supporto della piattaforma Celonis e della relativa metodologia, ha permesso di accelerare notevolmente le attività di audit, migliorando non solo l'efficienza complessiva del team, ma agevolando l'individuazione di anomalie, errori e potenziali rischi.

I vantaggi del process mining e della soluzione di EMS Celonis®

L'adozione di Celonis EMS, supportata dal lavoro congiunto di Cementir e BGP, ha portato a diversi risultati positivi.

1. Consapevolezza dei processi end-to-end: Cementir ha acquisito una visione completa dei processi operativi P2P e AP e questo ha permesso di identificare e comprendere a fondo le fasi, i tempi e gli eventuali ostacoli all'interno dei processi, migliorando la consapevolezza generale dell'azienda.
2. Identificazione delle azioni di miglioramento: E’ stato possibile individuare facilmente lacune e inefficienze all'interno dei processi aziendali e l'analisi della totalità delle casistiche, basata su dati reali, ha consentito di identificare aree in cui intervenire per migliorare le prestazioni e ridurre i costi.
3. Prioritizzazione delle azioni e piano per i temi selezionati: Il team di audit di Cementir è stato in grado di misurare sia l'importanza che l'urgenza delle azioni di miglioramento identificate. Questa valutazione ha permesso di determinare le priorità nell'elaborazione di un piano d'azione costruito sulle basi della magnitudo del beneficio e dell'effort necessario per metterlo in pratica.
   
   

Nel contesto di questi vantaggi, è importante sottolineare che già nei primi mesi di utilizzo della piattaforma, Cementir ha ottenuto risultati significativi che hanno permesso di realizzare maggior valore: 

• • Riduzione del maverick buying: il volume di acquisti effettuati fuori dal controllo delle policies del Procurement (fatturazione fornitore che precede l’ordine di acquisto)
  • Controllo e monitoraggio delle fatture duplicate: Cementir ha individuato nella piattaforma Celonis EMS una soluzione efficace per il controllo e il monitoraggio delle potenziali fatture duplicate. 
    

Novità di rilevanza assoluta nel panorama aziendale, è il via di Cementir a un progetto Business Process Reengineering (BPR) proprio sui processi Purchase to Pay e Accounts Payable. La piattaforma Celonis EMS sarà un acceleratore importante per l'intera iniziativa, supportando la reingegnerizzazione dalla fase di Assessment, a quella di Design e di Adoption. Una sinergia vincente che migliorerà ulteriormente la qualità organizzativa della multinazionale italiana del cemento e la governance dei suoi processi. 

"Abbiamo cambiato l'approccio all'analisi dei processi, non più basato su procedure scritte, ma su dati aziendali reali. Abbiamo scoperto lacune più facilmente ed è stato più semplice prendere decisioni." Enrico Acierno, Digital Process Mining & Optimization - IT Audit Manager di Cementir.