Le best-practice per automatizzare e digitalizzare la tesoreria
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Riuscire a digitalizzare e automatizzare la tesoreria apre le porte alla trasformazione dei processi di finanza operativa in modalità sicura, flessibile e trasparente.
Attraverso le piattaforme di gestione della tesoreria, è possibile ottenere una riduzione delle attività manuali in carico al singolo utente e attivare un'automazione a livello di elaborazione dei file di rendicontazione bancari, così da minimizzare le tempistiche nell'utilizzo degli strumenti di reportistica, oltre a centralizzare e gestire in modo coerente e corretto i dati.
Il processo per automatizzare la tesoreria richiede l’impiego di alcune soluzioni integrate all’interno delle piattaforme.
Connettività bancaria per automatizzare la tesoreria
Il primo punto fondamentale per automatizzare la tesoreria è l'utilizzo di una connettività bancaria appoggiandosi, ad esempio, alla rete SWIFTNet, che consente di abilitare un dialogo diretto tra banche e tesoreria. Tutti gli estratti conto bancari possono essere ricevuti, in questo modo, direttamente nel sistema; analogamente le disposizioni di pagamento potranno essere trasmesse in automatico al sistema bancario.
L’attivazione della connettività bancaria ha un’ulteriore conseguenza. Non essendo più richiesto alcun intervento manuale nell’esecuzione dei pagamenti, l'eliminazione del fattore umano riduce il numero potenziale di frodi e garantisce un livello di sicurezza superiore della tesoreria.
Nel caso in cui il sistema gestionale debba essere connesso a un sistema di tesoreria, piattaforme come, ad esempio Kyriba, possono essere integrate mantenendo sempre attivi i principi di linearità, maggior controllo dei flussi e automazione dei pagamenti.
Workflow approvativo con firme digitali
Per quanto concerne la digitalizzazione della tesoreria, le odierne piattaforme sono caratterizzate da diversi moduli che permettono di evitare le firme cartacee, rendendo standard quelle digitali.
L’utilizzo della firma digitale certifica i dati contenuti nei file di pagamento permettendo alla banca di convalidare l’avvenuta autorizzazione.
Di fatto, il mantenimento del workflow approvativo all'interno del proprio sistema di tesoreria aumenta non solo il controllo di ciascun pagamento, ma anche il livello di flessibilità grazie all’impiego di applicazioni per dispositivi mobili. Quest'ultime semplificano e velocizzano il processo di firma digitale, abilitando la procedura direttamente da smartphone o tablet, senza quindi l’obbligo di dover accedere tramite il proprio computer.
Riconciliazione automatica
I processi di riconciliazione e revisione incrociata dei dati in entrata risultano in molti casi di complessa gestione. Oltre al fattore tempo, realizzandoli a livello manuale, vi è anche da considerare il rischio potenziale dell’errore umano.
In quest'ottica, l’adozione di meccanismi di riconciliazione automatica aumenta il livello di efficienza diminuendo i tempi del ciclo di tesoreria e sviluppando anche controlli interni. Quindi, tutte le informazioni riconciliate automaticamente concorrono a un'analisi più precisa sia del debito che della liquidità e consente di avere una vista totale sui pagamenti domestici e internazionali.
Previsione dei flussi di cassa
Infine, ulteriore aspetto non meno importante, tra le best-practice per automatizzare la tesoreria vi è il tema relativo ai flussi di cassa. La riconciliazione automatica, infatti, abilita la creazione e la verifica delle previsioni. In questo caso, la tesoreria mette a disposizione report del previsionale così da poter vedere nel breve, medio e lungo termine la liquidità rimanente, oltre a svolgere eventuali studi, controlli e categorizzazione di ogni singolo flusso.
Nel caso di gruppi internazionali, in cui la tesoreria venga implementata anche per le filiali estere, avere un modello strutturato rende possibile alla casa madre di standardizzare i processi nelle filiali, aumentando sia il controllo che la visibilità sul gruppo intero.
Quindi, le best-practice per digitalizzare e automatizzare la tesoreria sono elementi chiave con cui si ottengono flussi di dati più sicuri, lineari e standardizzati, riducendo attività a basso valore aggiunto. Un importante vantaggio competitivo che, di conseguenza, aumenta sia la produttività che l’efficienza della tesoreria.